LA INTEGRACION DE LA PRL Y LA AUDITORIA DEL SGPRL

No se trata en estas breves líneas de aportar el sustento legal que obliga a las empresas a integrar la PRL en su operativa diaria, pues resulta evidente que es de todos conocido y, además de lo desarrollado en la legislación vigente, es un asunto del más estricto sentido común empresarial.

Sin embargo, se han debido vencer, y aún se están venciendo, situaciones en las que la PRL se limita a disponer de una documentación que -aparentemente- cumple con la normativa pero que se encuentra aislada a nivel de gestión o, simplemente, no hay gestión definida al efecto.

No se trata de tener un sistema que se ajuste a la normativa, sino de que se aplique de modo real un sistema. Es más importante, consideramos, una aplicación del sistema adecuada que algunos desajustes a la normativa vigente.

Por todo ello, si hay un aspecto que debe tener el Auditor del SGPRL presente durante todo el proceso de Auditoría Legal es si existe una adecuada integración de la PRL en el funcionamiento diario de la empresa. Es algo que debe estar pulsando el Auditor en todo momento.

Pero, ¿qué indicios puede captar el Auditor del SGPRL para detectar el citado nivel de integración? De modo no exhaustivo, aportamos algunos de ellos que -según nuestra experiencia- definen con bastante claridad el nivel de integración de la PRL.

• La entrevista inicial con el Director General resultará básica para comprobar si hay interés real por parte del más alto estamento jerárquico de la empresa en aplicar la PRL de modo adecuado. Si esto no existe, no será fácil que la integración alcance un nivel aceptable.
• Las entrevistas con directivos y mandos intermedios de distintos departamentos, más y menos vinculados con la aplicación y control de la PRL en la empresa, también nos dará pistas sobre el nivel de integración de la PRL.
• La existencia de un Plan de Prevención ajustado a la realidad de la empresa así como la distribución y claridad de funciones preventivas a distintos niveles de la organización resulta importante -de base- para entender que existe integración de la PRL en los sistemas de trabajo de la empresa.
• El funcionamiento formal o real del Comité de Seguridad y Salud también es muy indicativo.
• El conocimiento personal de los Delegados de Prevención por parte de los trabajadores sin funciones preventivas será una señal positiva de integración.
• Igualmente, la opinión de los trabajadores sobre la aplicación de la PRL será un índice de su integración.
• Las evidencias de modificaciones al sistema aportadas por diversos departamentos es también una señal muy positiva para evaluar la integración de la PRL.
• El que la Evaluación de Riesgos y la Planificación de la Actividad Preventiva sean procesos vivos en constante revisión y/o seguimiento.
• La interrelación con otros sistemas de gestión implantados indicará signos positivos de integración. 
• Y, lógicamente, la evaluación fundamentada de la integración de la PRL en la empresa que debe realizar el Servicio de Prevención.

Como se puede entender, para evaluar este aspecto de modo adecuado, el Auditor del SGPRL debe tener un perfil profesional definido y caracterizado, entre otros aspectos, por:

• Conocimiento práctico de cómo funciona una empresa y la interrelación general de los distintos departamentos.
• Conocimientos en Recursos Humanos y de los distintos tipos humanos.
• Capacidad de comunicación y de generar empatía.
• Confidencialidad y discreción.
• Evidentemente, un alto conocimiento práctico de gestión y de prevención de riesgos laborales.

ASPECTOS FRECUENTES DE DISCUSION EN AUDITORIA SGPRL: La Evaluación de Riesgos Psicosociales

El proceso de Evaluación de Riesgos definido en el RD 39/97 Reglamento de los Servicios de Prevención debe incluir la evaluación en todas las disciplinas preventivas definidas en la Ley 31/95 y en el citado RD 39/97. Ello, obviamente, incluye el estudio de los Factores Psicosociales.

La aplicación de la Prevención de Riesgos Laborales en las empresas ha sido algo paulatino, se comenzó por aspectos vinculados a la Seguridad del Trabajo, se continuó por la Higiene Industrial, por factores propios de la Ergonomía y, en desde hace unos poco años, se está haciendo mayor énfasis en aspectos Psicosociales. Ya es sabido que la Medicina del Trabajo comenzó por la realización de reconocimientos médicos específicos a la tarea desempeñada y que va asumiendo otro tipo de funciones preventivas de enorme valor igualmente de modo paulatino.

Con este marco, nos encontramos con una situación aún novedosa en lo que se refiere a la Evaluación de Riesgos Psicosociales.

Con estas muy breves líneas, solamente se pretende dibujar a trazos gruesos la situación actual basada en nuestra experiencia, nunca realizar un estudio de lo que debe conllevar o no esta evaluación ni ninguna valoración técnica al respecto.

Cuando abordamos una Auditoría del Sistema de Gestión en Prevención de Riesgos Laborales, uno de los aspectos básicos es si la Evaluación de Riesgos dispone de todos los contenidos que define la norma. Por tanto, si se ha abordado la Evaluación de Riesgos Psicosociales y se han planificado medidas tras la misma.

La situación detectada, en términos generales, se puede definir en los siguientes puntos:

• Es un proceso incipiente en el que, actualmente, se está abordando su Evaluación. Por tanto, existen empresas que no lo han abordado aún, otras que están en el camino y algunas que disponen de una Evaluación completa.
• La metodología es diversa y, actualmente, se está optando por lo más simple. Esto es considerado razonable dado el momento de aplicación. Es esperable que, con el transcurso del tiempo, se vaya profundizando y optando por metodologías que aporten mayor visibilidad en el análisis.
• Es un tema que genera no poca polémica y discusión el seno de los Comités de Seguridad y Salud que suele trasladarse al Comité de Empresa, pues incide directamente, en muchas ocasiones, en las relaciones personales que se dan en el ámbito laboral. Ello conlleva mucha cautela por parte de la empresa a la hora de abordar estos aspectos. Estos aspectos deben mejorar con el paso del tiempo y naturalizarse.
• No se ha pasado aún, en general, a la fase de Planificación de la Actividad Preventiva en materia Psicosocial. Por tanto, las medidas que se toman suelen ser de índole muy puntual y particular, raramente colectivas y no suelen estar incluidas en la citada Planificación.

ASPECTOS FRECUENTES DE DISCUSION EN AUDITORIA SGPRL: La Planificación de Mediciones y su realización

Otro de los aspectos importantes en materia de Evaluación de Riesgos es la confiabilidad de los resultados. Para ello, se realizarán las mediciones necesarias salvo que, como señala el Art.5 del RD 39/97 Reglamento de los Servicios de Prevención en su punto 2, la directa apreciación profesional acreditada permita llegar a una conclusión sin necesidad de recurrir a aquellas.

Concretamente, el Art. 5 en su punto 2 citado, indica:

2. El procedimiento de evaluación utilizado deberá proporcionar confianza sobre su resultado. En caso de duda deberán adoptarse las medidas preventivas más favorables, desde el punto de vista de la prevención. La evaluación incluirá la realización de las mediciones, análisis o ensayos que se consideren necesarios, salvo que se trate de operaciones, actividades o procesos en los que la directa apreciación profesional acreditada permita llegar a una conclusión sin necesidad de recurrir a aquéllos, siempre que se cumpla lo dispuesto en el párrafo anterior. 
En cualquier caso, si existiera normativa específica de aplicación, el procedimiento de evaluación deberá ajustarse a las condiciones concretas establecidas en la misma.

La Auditoría del SGPRL, en materia de mediciones -de modo no exhaustivo- debe disponer de una respuesta adecuada a cuestiones como:

• Cómo se ha definido la realización de mediciones es decir, qué mediciones se han considerado necesarias. Ajuste a las necesidades de la empresa.
• Quién las planifica y realiza. Acreditación de su competencia, (se considera que un Técnico Superior de PRL con la especialidad adecuada es competente a tenor de las funciones definidas en el RD 39/97 para este nivel profesional).
• Cómo se han realizado. Metodología según lo desarrollado en el Art.5 punto 3. del RD 39/97 que, concretamente desarrolla:

3. Cuando la evaluación exija la realización de mediciones, análisis o ensayos y la normativa no indique o concrete los métodos que deben emplearse, o cuando los criterios de evaluación contemplados en dicha normativa deban ser interpretados o precisados a la luz de otros criterios de carácter técnico, se podrán utilizar, si existen, los métodos o criterios recogidos en: 
a. Normas UNE. 
b. Guías del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, del Instituto Nacional de Silicosis y protocolos y guías del Ministerio de Sanidad y Consumo, así como de Instituciones competentes de las Comunidades Autónomas. 
c. Normas internacionales. 
d.En ausencia de los anteriores, guías de otras entidades de reconocido prestigio en la materia u otros métodos o criterios profesionales descritos documentalmente que cumplan lo establecido en el primer párrafo del apartado 2 de este artículo y proporcionen un nivel de confianza equivalente. 

• Existencia de Informes de Mediciones.
• Si el instrumental utilizado está debidamente calibrado y la inclusión del certificado de calibración en los Informes de Mediciones.
• Inventario ajustado a necesidades de recursos instrumentales en propiedad de la empresa y previsión de disposición de instrumental de no uso frecuente.Ajuste a necesidades de la empresa.
• Planificación de las Mediciones. Cuándo se realizan, criterios que se siguen para dicha planificación y existencia de requisitos legales en función de actividad de la empresa.
• Inclusión de dicha Planificación de Mediciones en la Planificación General de la Actividad Preventiva.
• Participación de los representantes de los trabajadores en materia de PRL, Delegados de Prevención, al considerarse incluidas estas mediciones como parte de la Evaluación de Riesgos, la cual -no olvidemos- es un proceso contínuo.

ASPECTOS FRECUENTES DE DISCUSION EN AUDITORIA SGPRL: La revisión de la Evaluación de Riesgos tras daños para la salud

Sobre cómo revisar la Evaluación de Riesgos cuando ha ocurrido un accidente o se ha manifestado una enfermedad profesional se suele debatir en ocasiones en un proceso de Auditoría SGPRL.

El Art.6 del RD 39/97 Reglamento de los Servicios de Prevención, a estos efectos, dice simplemente que la Evaluación Inicial de Riesgos debe revisarse -entre otros momentos- cuando se hayan detectado daños para la salud (accidentes o enfermedades profesionales). Literalmente, el texto de dicho Artículo que aborda lo dicho, expone:

Artículo 6: Revisión 

 La evaluación inicial a que se refiere el artículo 4 deberá revisarse cuando así lo establezca una disposición específica. En todo caso, se deberá revisar la evaluación correspondiente a aquellos puestos de trabajo afectados cuando se hayan detectado daños a la salud de los trabajadores o se haya apreciado a través de los controles periódicos, incluidos los relativos a la vigilancia de la salud, que las actividades de prevención pueden ser inadecuadas o insuficientes.....

Revisar la Evaluación no significa volver a realizarla ni modificarla. Entendemos que, a estos efectos, el proceso debe ser el siguiente:

1. Volver a la Evaluación de Riesgos y comprobar que los riesgos implicados están debidamente contemplados en el cuerpo de la Evaluación; otra cosa será que estén debidamente controlados o que las medidas tomadas hayan resultado eficaces.

2. Si están recogidos, se siguen considerando adecuados y no se detecta ningún riesgo adicional, no tiene sentido modificar nada, sino solamente actuar sobre los procesos o medidas que no hayan funcionado debidamente. Lógicamente, si no están recogidos los riesgos implicados en los daños para la salud, habrá que completar la parte de la Evaluación y recogerlos, además habrá que volver a la Planificación de la Actividad Preventiva y revisarla igualmente.

3. A estos efectos, de lo que debe quedar constancia es de que se ha revisado la Evaluación de Riesgos tras el daño para la salud, sea o no necesaria su modificación, pues esa es la obligación que define el Art.6 del RD 39/97. Nuestra opinión, en aras de la sencillez, es que con un apartado al final de la preceptiva investigación de accidente (el caso más frecuente) en el que indique si es necesaria la modificación de la Evaluación de Riesgos o no lo es, quedaría constancia de la revisión. Si la modificación se ha considerado necesaria, el auditor en SGPRL deberá comprobar que se ha realizado dicha modificación y, posteriormente, se ha trasladado a la Planificación de la Actividad Preventiva.

ASPECTOS FRECUENTES DE DISCUSION EN AUDITORIA SGPRL: El Control del Sistema

Para el correcto mantenimiento y adecuada vigencia de un sistema de gestión –en cualquier materia- es necesario disponer de un procedimiento de control del funcionamiento del sistema y que garantice su vigencia.

Cuando se realiza una Auditoría del SGPRL este aspecto es fundamental, clave. De poco sirve tener un sistema muy adecuado en sus aspectos formales si rápidamente cae en la obsolescencia por falta de control y termina siendo un sistema documental.

En materia de prevención de riesgos laborales, estas actuaciones adquieren mayor importancia debido a las consecuencias sociales, jurídicas, etc. que puede conllevar la citada posible obsolescencia del sistema.

Este procedimiento de control debe estar debidamente planificado para que no se produzca la actuación a impulsos o a golpes de improvisación. Es también notorio que, en materia de prevención de riesgos laborales se producirán actuaciones de control puntuales derivadas de hechos concretos, por ejemplo, de la ocurrencia de un accidente se producirá una revisión de la evaluación de riesgos y unas consecuentes acciones correctoras y/o preventivas, como puede ser la incidencia en determinado tipo de formación, etc.

En un sistema de gestión en prevención de riesgos laborales deben o pueden aparecer cuatro procedimientos de control de la gestión, sin tener en cuenta las Auditorías del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales (internas o externas):

1.      Chequeos periódicos de aplicación de medidas preventivas de índole general.

2.      Seguimiento de la aplicación de la Planificación de la Actividad Preventiva.

3.      Inspecciones de Seguridad.

4.  Control de la vigencia del Plan de Prevención, considerando éste como el documento base del Sistema de Gestión PRL.

Si debemos enfatizar en alguno de estos procedimientos, desde PREVYCONTROL consideramos básico el seguimiento de la Planificación de la Actividad Preventiva. Por dos motivos, el estrictamente obligacional que impone la normativa y que debe desembocar en la Memoria de la Actividad Preventiva de cada ejercicio y, además, porque estamos convencidos de que la Planificación de la Actividad Preventiva es el centro de la actividad de la empresa en esta materia, donde se vuelcan los resultados de la Evaluación de Riesgos, la planificaciones de todos los aspectos que engloban la PRL (formación, vigilancia de la salud, mediciones...). 

En ocasiones, dependiendo del modelo de gestión que hayamos asumido para la prevención de riesgos laborales o de la actividad de nuestra empresa –entre otros factores-, estas actuaciones de control pueden superponerse. Por ello, antes de comenzar a aplicar cualquier procedimiento de control, éste debe ser planificado de manera global –por ejemplo, anualmente- e incluido en el sistema de gestión en prevención de riesgos laborales de nuestra empresa. Después de la planificación global e integrada en la misma, se deberá hacer una planificación de cada uno de los procesos de control que se hayan definido en el sistema. Esta planificación general deberá conllevar, como mínimo, la fecha de realización del control, el tipo de control y las personas responsables para llevarlo a cabo.

Además, viendo las evidencias de la existencia de un procedimiento de Control del Sistema real, es sencillo comprobar la implicación en PRL de los distintos niveles de responsabilidad de la empresa auditada.