ASPECTOS DE FRECUENTE DISCUSION EN AUDITORIA SGPRL: Los Equipos de Protección Individual

Los Equipos de Protección Individual (EPIS), su definición y su uso suelen ser un asunto al que se dedica bastante tiempo en el proceso de Auditoría SGPRL.

Pero, ¿cuáles deben ser, desde nuestra experiencia y punto de vista, las pautas de actuación de un Auditor SGPRL en esta materia?

• En primer lugar, se debe estudiar que se sigue la prevalencia de la eliminación de riesgos laborales y la protección colectiva antes del uso de los EPIS. Lo sencillo es recurrir al equipo de protección individual en la mayoría de los casos, pero antes se ha debido estudiar si el riesgo se puede eliminar o si una protección colectiva puede proteger de las consecuencias del riesgo a los trabajadores.

• En la Evaluación de Riesgos de cada puesto de trabajo debe figurar la descripción de los EPIS que se debe usar. Dicha descripción ha de ser detallada, no basta con escribir Botas o Botas de Protección, se debe definir con precisión el tipo de Bota adecuada para el puesto de trabajo. La participación del Comité de Seguridad y Salud en este proceso de definición es más que recomendable, tanto para garantizar la participación de los trabajadores como para la posterior implantación de proceso y uso.

• Una vez definidos los EPIS de cada puesto de trabajo, en el Plan de Prevención se debe comprobar la existencia de varias cosas:

• Proceso de compra de EPIS con participación de los responsables técnicos en prevención de riesgos laborales.
• Proceso de entrega de EPIS a los trabajadores. Periodicidad y ajuste a necesidades.
• Proceso de reposición por rotura o extravío, etc.
• Existencia de suficiente stock para que no aparezcan determinadas situaciones en las que no se puedan usar los EPIS por inexistencia puntual de los mismos.
• Proceso de Formación para el uso de los EPIS (lógicamente en función de la complejidad de uso del EPI).
• Proceso de detección de que algún trabajador pudiera estar trabajando sin EPIS y definición de proceso de actuación consecuente.

• El siguiente paso es comprobar que lo definido en la Evaluación de Riesgos y lo estipulado en el Plan de Prevención se ajusta a la realidad de la empresa. Para ello,

• Se comprobarán los justificantes de entrega de EPIS a los trabajadores y su ajuste a la Evaluación de cada puesto de trabajo. Se debe repasar también el contenido del justificante que se usa y el control documental de que dispone la empresa para controlar la entrega y reposición de EPIS,
• Se debe entrevistar a las personas que entregan y custodian los EPIS con el fin de comprobar que se respeta el procedimiento -para entrega y reposición- definido en el Plan de Prevención y se dispone de almacenaje en número y lugar adecuado.
• Igualmente, se debe entrevistar a los trabajadores para comprobar el alcance de su conocimiento en materia de uso de EPIS, de actuación ante rotura o extravío, de las consecuencias de no uso de EPIS (riesgo y laborales) y si ha recibido algún tipo de formación al efecto.

• Es también de mencionar que la visita que se debe realizar a las instalaciones de la empresa, es un excelente momento para comprobar, de modo visual, el uso y la práctica real de uso de EPIS en la empresa, así como la existencia de material de reposición o de nueva entrega en los lugares y custodia definidos por la empresa.

ASPECTOS DE FRECUENTE DISCUSION EN AUDITORIA SGPRL: La Memoria de Actividades Preventivas de la empresa

En ocasiones la elaboración de la Memoria Anual de la actividad preventiva de la empresa, su periodicidad y contenido suele conllevar ciertos problemas en el desarrollo del proceso de Auditoría SGPRL.

En los Servicios de Prevención Ajenos y Mancomunados debemos distinguir entre la Memoria del Servicio de Prevención y la de la Empresa objeto de servicio.En el primer caso, desde la promulgación de la LPRL en 1.995 y su posterior reglamentación ha existido numerosa controversia acerca del contenido y la elaboración de estas Memorias habiendo dependido de la visión de cada Comunidad Autónoma. En el caso de los Servicios de Prevención Ajenos, estas controversias han quedado prácticamente resueltas con el uso de la aplicación SERPA, que tiene carácter nacional. Pero en los Servicios de Prevención Propios y Mancomunados no ha sido así.

En el caso de los Servicios de Prevención Propios, se podría considerar que su memoria de actividades puede ser coincidente con la de la empresa al constituirse como una Unidad específica dentro de una sola empresa. Y en el caso de los Mancomunados habrá de existir una Memoria para cada empresa integrante de dicho servicio.

Es importante hacer notar que esta Memoria ha de mantenerse a disposición de la Autoridades Laborales y Sanitarias así como del Comité de Seguridad y Salud, pero no hay que realizar ningún trámite administrativo.

El soporte legal sobre la Memoria de Actividades en los Servicios de Prevención Propios y Mancomunados es el siguiente:

LEY 31/95 Art.39.2 d) (sobre Comité de Seguridad y Salud)

Conocer e informar la memoria y programación anual de servicios de prevención.

RD 39/97 Art.15.5 (Servicios de Prevención Propios)

La empresa deberá elaborar anualmente y mantener a disposición de las autoridades laborales y sanitarias competentes y del comité de seguridad y salud la memoria y programación anual del servicio de prevención a que se refiere el párrafo d) del apartado 2 del artículo 39 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

La obligatoriedad del Art. 15.5 alcanza a los Servicios de Prevención Mancomunados basándonos en lo expuesto en el RD 39/97, concretamente:

RD 39/97 Art.21.3 (Servicios de Prevención Mancomunados)

Dichos servicios, tengan o no personalidad jurídica diferenciada, tendrán la consideración de servicios propios de las empresas que los constituyan y habrán de contar con, al menos, tres especialidades o disciplinas preventivas. Para poder constituirse, deberán disponer de los recursos humanos mínimos equivalentes a los exigidos para los servicios de prevención ajenos de acuerdo con lo establecido en el presente Reglamento y en sus disposiciones de desarrollo. En cuanto a los recursos materiales, se tomará como referencia los que se establecen para los servicios de prevención ajenos, con adecuación a la actividad de las empresas. La autoridad laboral podrá formular requerimientos sobre la adecuada dotación de medios humanos y materiales.

En base a todo lo anterior, nuestro criterio en lo relativo a analizar las Memorias de Actividades en un Servicio de Prevención Propio o Mancomunado -con carácter no exhaustivo- es que se debe comprobar:

• Existencia de la Memoria con carácter anual, en el caso de los Servicios de Prevención Mancomunados deberá existir una Memoria de la actividad preventiva en cada empresa que lo constituye. 
• Definición de recursos materiales y humanos
• Adecuación y comparativa con la programación anual realizada anteriormente
• Puesta en conocimiento de la Memoria Anual al Comité de Seguridad y Salud  

PARTICIPACION EN LA JORNADA SOBRE ACTUALIDAD EN PREVENCION DE RIESGOS LABORALES EN LA UNIVERSIDAD DE GRANADA

El pasado 8 de Mayo en el Salón de Actos de la Facultad de Ciencias del Trabajo de la Universidad de Granada se celebró una Jornada sobre Actualidad en Prevención de Riesgos Laborales. A dicha Jornada acudieron Francisco Sicilia -Director del Servicio de Prevención Propio de la Universidad de Granada- y nuestro Director General Javier Cassini.

La exposición, y enriquecedor debate con los asistentes, versó sobre el papel del auditor en la gestión de la prevención en la empresa, cómo es percibida esta función, los problemas principales con los que se encuentra la persona que debe auditar, las características que debe tener este profesional, y un largo etcétera de aspectos de marcado carácter práctico que alejó la Jornada de una exposición de obligaciones legales y consecuencias jurídicas.

Además, y aprovechando la experiencia de los ponentes en la aplicación de la PRL en las empresas, se pudo abordar un análisis de la situación actual en dicha aplicación y el futuro que pueden traer para la misma los recientes cambios normativos estructurales que acaban de concluir en relación al modo de participación de las Mutuas Colaboradoras con la Seguridad Social así como otros análisis en relación al sector.

ASPECTOS FRECUENTES DE DISCUSION EN LA AUDITORIA SGPRL: La Comunicación como factor clave

Como hemos hablado continuamente en las anteriores entradas de este blog, no basta con tener un Sistema de Gestión en Prevención de Riesgos Laborales (SGPRL) adaptado a norma, sino que la Auditoría del mismo hará especial énfasis en el grado de implantación en la empresa a todo nivel.

Para estudiar el grado de implantación del SGPRL cobra marcada importancia la comunicación entre los distintos niveles jerárquicos y funcionales en la empresa.

Por ello, el Auditor SGPRL deberá captar información sobre este aspecto en varios momentos del proceso y de varias maneras:

• Comprobar si existe un canal de comunicación claro de la información preventiva, tanto a nivel ascendente como descendente. Es decir de los trabajadores a sus mandos directos, de éstos a los Directores de Departamento y, finalmente, a Dirección General. Los tipos de información necesaria y su formato deben quedar claros para cada nivel así como en qué nivel se debe solucionar cada tipo de problema o cuestión. Igualmente, la comunicación descendente debe quedar claramente definida en cuanto a proceso, contenido e informes definidos en materia de prevención de riesgos laborales. Como se puede entender, la definición de todo este proceso deberá estar recogida en el Plan de Prevención como parte del SGPRL.

• Una vez comprobada la existencia de un canal definido, habrá que comprobar otros dos aspectos:

• Si existe prueba documental de las comunicaciones que se definen en el proceso.
• Si las personas implicadas a todo nivel en la empresa conocen dicho proceso y lo siguen, lo cual se realiza mediante entrevistas con personas de distintos niveles.

• En las citadas entrevistas, es conveniente también comprobar el funcionamiento de la comunicación informal que se produce, fundamentalmente, entre los mandos intermedios y los trabajadores de base, pues suele ser un medio preventivo de primer nivel y necesidad.

• Y para finalizar, otro punto importante es la comunicación que atañe a los Delegados de Prevención. En este aspecto, hay que estudiar el funcionamiento y ejecución de las comunicaciones preceptivas por normativa legal y, por otro lado, la comunicación -fundamentalmente informal- que se produce o se debe producir entre los trabajadores de base y los representantes legales en materia de prevención de riesgos laborales.